転職活動中は企業の採用担当者とのメールが増えます。その中で、返信の内容に困ったり返信のタイミングに悩んだりされることがあると思います。
メールの内容自体は選考に含まれることはありません。しかし、メールの返信内容やタイミングで、社会人としての素養を見ている採用担当者は多くいますので、「たかがメールくらい…」とおざなりにせず、しっかり対応できるように心掛けましょう。
しっかりとした対応をすることで評価が上がる可能性もありますので、気をつけたいポイントと返信時のテンプレートを意識して、評価に悪影響をもたらさないようにしていきましょう。
目次
メールを送る時に気をつけたい5つのポイント
メールを送る際に気をつけたいポイントは下記の5つ。
- 件名
- 内容
- 署名
- 時間
- 返信の有無
それでは、各ポイントについて説明していきます。
件名
件名は非常に重要で、本文にどんな内容が記載されているのか相手に伝わるように書くことが大事です。件名によっては迷惑メールと間違えられたり、後回しにされてしまったり、相手に誤解を招いたりと悪影響を及ぼしかねません。ですので、しっかりと伝わるように記載しましょう。
伝わりやすい件名
どういった内容についてのメールなのかを表記するようにしましょう。長々と書く必要はありませんので、的確に何の内容なのかを相手が見て理解できることが大事です。
- 提出書類につきまして（◯◯）
- 質問に関する回答への御礼（◯◯）
- 面接日程の調整に関しまして（◯◯）
伝わりにくい件名
伝わりやすい件名とは逆に、件名から内容をイメージできないような表記はNGです。社会人は日々多くのメールを見ているので、内容がわからない件名のメールだと非常に困ります。急ぎなのかそうでないのかなど、相手の立場に立って記載することが必要です。
- お世話になっております
- 先日はありがとうございました
- Re:
件名はシンプルかつ的確に書くことがポイント！こうすることで伝わりやすい内容になります。
内容
簡潔に書く、これが大事です。くどくどと長文を書くと読む側としては論点がわかりにくく、返答に時間がかかってしまいます。ですので、できる限り文章が簡潔に書くことを心掛けてください。
ポイントとしては、
- 結論は端的に
- 一文を長くしすぎない
- 句読点で文章に区切りをつける
- 改行で読みやすく
こういったことを意識して、読みやすくわかりやすい内容にしましょう。
署名
署名を書かない人がおられますが、署名は入れるようにしましょう。返信や連絡を入れる際に、署名が無い場合では相手の手間にもなりますので、印象の部分で悪影響になりかねんません。
多くの情報を記載する必要はありませんが、必ず記載すべきポイントについて以下に記します。
- 名前
- 住所
- メールアドレス
- 電話番号
この4つに関しては記載するようにしましょう。また、以下には注意点を記載します。担当者に非常識だと思われないように気をつけましょう。
署名に「社名(現職)」「部署名」「メールアドレス(現職)」「電話番号(現職)」などを記載しないように。転職活動はあくまで個人として動いているものであり、現職の情報を書く必要はありません。
時間
メールは電話と違っていつでも送信返信ができるツールになります。しかし、だからと言って夜中に送るなどは相手の心象を悪くしかねません。常識の範囲内でメールを送信することが大切です。
- 基本的には業務内(9時ー18時頃)を目線に
- 深夜は避けるのがベター
また、受信から返信までの時間も気に掛ける必要があります。「即時」や「受信から5分以内」を徹底する必要はありませんが、早い返信に越したことはありません。ポイントとしては、
- 24時間以内の返信を心掛ける
- どうしても返信できない場合は、返信できない旨の断りを取り急ぎ伝える
24時間以内に返すのが一般的なマナーになります。しかし、どうしても返信できない場合もあると思いますので、そういった場合は取り急ぎで返信できない旨の断りを入れておくのが良いでしょう。乱文になったとしても、事情があって返信できない場合と無視(既読スルー)とは心象が異なりますので、頭の片隅に置いておいてください。
返信の有無
返信については基本的に行うようにしましょう。内容によっては返信が必要なさそうに見えるケースもありますが、「ご連絡頂きありがとうございます」という感謝の意を述べるように心掛けると良いかと思います。
「返信不要」と丁寧に書いているケースもありますが、この場合は返信をしなくても問題ありません。送信者も返信は要らないという意図で送っていますので、この内容に対して返す必要はないでしょう。
場面に合わせた返信テンプレート10選
上記では「メールを送る時に気をつけたい5つのポイント」を見てきました。ここからは、「場面に合わせた返信テンプレート10選」をご紹介していきます。想定される場面で返信に困らないように、以下内容を確認してみてください。
選考に必要な書類を求められた場合
【件名】
資料を送付致します（◯◯）【内容】
株式会社●● ▲▲部
■■様いつもお世話になっております。
◯◯と申します。先日ご依頼頂きました ××(資料名) をお送り致します。
ご確認頂けますと幸いです。ご多忙のところお手数をお掛け致しますが、何卒宜しくお願い致します。
———————————————————————————————–
名前：
住所：
メールアドレス：
電話番号：———————————————————————————————–
メールのポイント
資料を添付する際は、添付した資料が一目でわかるように「資料名」を記載するようにしましょう。そうすることで、どんな資料が添付されているのかわかりますし、仮に添付漏れがあった際などにも確認することが容易になります。
選考を辞退する場合
【件名】
選考辞退につきまして（◯◯）【内容】
株式会社●● ▲▲部
■■様いつもお世話になっております。
◯◯と申します。選考に関してまして、ご連絡頂き感謝申し上げます。
誠に恐縮ではございますが、本件選考につきまして辞退させて頂きたくご連絡差し上げました。
理由は、貴社以外の企業から内定を頂いた為でございます。こちらの都合で大変恐縮ではございますが、ご理解の程、何卒宜しくお願い致します。
貴社のさらなるご発展を、心よりお祈り申し上げます。———————————————————————————————–
名前：
住所：
メールアドレス：
電話番号：———————————————————————————————–
メールのポイント
選考を辞退する際は、辞退する旨の断りとその理由を丁寧に記載しましょう。面接に行く前の書類選考であっても、採用担当者は時間を割いて慎重に検討していますので、感謝の意が伝わるように記載するのがポイントです。
質問の返答に対するお礼を送る場合
【件名】
ご回答への御礼（◯◯）【内容】
株式会社●● ▲▲部
■■様いつもお世話になっております。
◯◯と申します。質問にご回答頂き誠にありがとうございます。
頂きました内容にて承りました。引き続き何卒宜しくお願い致します。
———————————————————————————————–
名前：
住所：
メールアドレス：
電話番号：———————————————————————————————–
メールのポイント
こちらの質問に対しての返答なので、御礼を述べるようにしましょう。また、返答頂いて内容になるので、必ず返信を行ってください。
面接日程を応諾する場合
【件名】
面接日程につきまして（◯◯）【内容】
株式会社●● ▲▲部
■■様いつもお世話になっております。
◯◯と申します。この度は面接の機会を頂きまして、誠にありがとうございます。
ご連絡頂きました内容にて承りました。日時：□月□日 13:00〜
場所：東京都港区ー △△ビル 5F貴重なお時間を頂きまして感謝申し上げます。
当日お会いできますことを心待ちにしております。何卒宜しくお願い致します。
———————————————————————————————–
名前：
住所：
メールアドレス：
電話番号：———————————————————————————————–
メールのポイント
まずは感謝のコメントをしっかり記載してください。その後のポイントとして、日時と場所を再度記載するようにしましょう。こうすることで双方の確認ができるのでおすすめです。
面接日程を指定する場合
【件名】
面接の日程調整につきまして（◯◯）【内容】
株式会社●● ▲▲部
■■様いつもお世話になっております。
◯◯と申します。この度は面接の機会を頂きまして、誠にありがとうございます。
面接日時につきまして、下記にて調整をお願いできますでしょうか。□月□日(□) 13:00〜17:00
□月□日(□) 11:00〜16:00
□月□日(□) 13:00〜18:00上記の日程で差し支えがありましたら、ご都合の良い日時を教えて頂けますと幸いです。
お手数をお掛けしますが、ご検討の程、何卒宜しくお願い致します。———————————————————————————————–
名前：
住所：
メールアドレス：
電話番号：———————————————————————————————–
メールのポイント
候補日程については、3,4つほど提示するのが良いでしょう。自身のスケジュールはもちろんですが、担当者のスケジュールもありますので、いくつか候補日程を記載することで双方に調整がしやすくなります。
また、送信する前には月日や曜日が間違えていないかの確認も怠らないように。
面接日程の調整を依頼する場合
【件名】
面接日程の変更に関するご依頼（◯◯）【内容】
株式会社●● ▲▲部
■■様いつもお世話になっております。
◯◯と申します。この度は面接の機会を頂きまして、誠にありがとうございます。
是非、面接に進ませて頂きたく存じます。ただ、頂きました日程は予定が入っており、どうしてもお伺いすることができません。
大変申し訳ございませんが、下記日程にて再度面接日のご調整をお願いできますでしょうか。□月□日(□) 13:00〜17:00
□月□日(□) 11:00〜16:00
□月□日(□) 13:00〜18:00こちらの都合で大変恐縮ですが、ご検討の程、何卒宜しくお願い致します。
———————————————————————————————–
名前：
住所：
メールアドレス：
電話番号：———————————————————————————————–
メールのポイント
面接を受けたいが予定が入っており外せない、という気持ちを表記することが大事です。その上で、再度日程の調整を依頼することで、ただ単に再調整を行うよりスムーズにやりとりが進むでしょう。
面接当日にキャンセルをお願いする場合
【件名】
本日の面接につきまして日程の再調整のご依頼（◯◯）【内容】
株式会社●● ▲▲部
■■様いつもお世話になっております。
本日面接のお時間を頂いておりました◯◯と申します。大変申し訳ございません。
本日13時より面接のお時間を頂戴しておりましたが、会議が長引いてしまい、定刻にお伺いすることができなくなってしまいました。ご多忙のところ、■■様には大変申し訳ございませんが、
面接日程を再度調整していただくことは可能でしょうか。こちらの都合で大変恐縮ですが、何卒宜しくお願い申し上げます。
———————————————————————————————–
名前：
住所：
メールアドレス：
電話番号：———————————————————————————————–
メールのポイント
当日の日程変更は相手の心象をかなり悪くする行為の一つです。理由をしっかりと伝えた上で、再度日程の調整が可能であるか確認するようにしましょう。
メールだと気付かないこともありますので、必ずメール＋電話でお詫びと今後の対応を確認するようにしましょう。一つ一つ丁寧に行うことが必要になります。
内定を受諾する場合
【件名】
選考結果につきまして（◯◯）【内容】
株式会社●● ▲▲部
■■様いつもお世話になっております。
◯◯と申します。内定のご連絡を頂き誠にありがとうございます。
是非、貴社にて働かせて頂ければと思います。
一日も早く戦力として活躍できるよう尽力致しますので、何卒宜しくお願い致します。つきましては、今後のスケジュールや必要書類等に関しまして、ご教示頂けますと幸いです。
これから皆様と一緒に働けることを楽しみにしております。
今後とも引き続き宜しくお願い致します。———————————————————————————————–
名前：
住所：
メールアドレス：
電話番号：———————————————————————————————–
メールのポイント
まずは内定を得られたことの喜びと感謝を記載しましょう。加えて、入社に向けての抱負などを一言添えることで丁寧な印象を与えることができます。
内定を保留する場合
【件名】
選考結果につきまして（◯◯）【内容】
株式会社●● ▲▲部
■■様いつもお世話になっております。
◯◯と申します。内定のご連絡を頂き誠にありがとうございます。
大変嬉しく思います。ただ、大変申し訳ございません。返答につきまして、少しお時間を頂けませんでしょうか。
現在、他社での面接が進行中の為、そちらの状況も勘案して最終判断ができればと考えております。勿論貴社に対して大きな魅力を感じておりますが、今後を左右する決断ですので、貴社に失礼の無いよう判断ができればと考えている次第です。
誠に恐縮ではございますが、□月□日まで返事をお待ちいただくことは可能でしょうか？
こちらの都合で大変恐縮ではございますが、ご検討の程、何卒宜しくお願い申し上げます。———————————————————————————————–
名前：
住所：
メールアドレス：
電話番号：———————————————————————————————–
メールのポイント
感謝の気持ちを伝えつつ、保留にしたいという理由を明確に伝えることが大事になります。保留の結果どういった結論になるかわからない状態の中、担当者としても次の行動が制限されますので、メールと電話で丁寧に対応することが求められます。
内定を辞退する場合
【件名】
選考結果につきまして（◯◯）【内容】
株式会社●● ▲▲部
■■様いつもお世話になっております。
◯◯と申します。内定のご連絡を頂き誠にありがとうございます。
大変嬉しく思います。頂きましたメールに対して大変恐縮ではございますが、今般の入社は辞退させて頂きたくご連絡差し上げました。
理由は、貴社以外の企業から内定を頂いた為です。勿論貴社には大きな魅力を感じており、非常に迷ったのですが、
慎重に検討を重ねた結果、今回は他社に入社することを決断致しました。こちらの都合で大変恐縮ではございますが、ご理解の程、何卒宜しくお願い申し上げます。
貴社のさらなるご発展を、心よりお祈り申し上げます。———————————————————————————————–
名前：
住所：
メールアドレス：
電話番号：———————————————————————————————–
メールのポイント
辞退の際には、感謝の気持ちと迷ったが断る決断をしたことをしっかり伝えるようにしましょう。選考には企業としても相応の時間と体力をかけていますので、感謝を伝え、安易に選考に臨んでいたものではないと伝えることが大事です。
まとめ
ここまで「メールで気をつけたい5つのポイント」と「場面に合わせた返信テンプレート10選」をお伝えしてきましたが、いかがでしたでしょうか？
「たかがメール…」と疎かにせず、しっかりと丁寧に返信することで、心象が良くなったり次に繋がったりしますので、転職活動を有利に進める際の参考にしてみてください。
